Hoe bereiken we samen de gewenste projectresultaten?

Een opdrachtgever vertelt: “Het project is nauwelijks meer beheersbaar. Het loopt uit de planning en budget. Mensen maken elkaar verwijten en nemen geen verantwoordelijkheid meer voor afspraken en het behalen van het resultaat. Hoe zorgen we ervoor dat mensen hun afspraken nakomen en gevoel voor ‘urgentie’ houden? Hoe bereiken we samen met ons team op een succesvolle en klantgerichte wijze de gewenste projectresultaten? Van reactief naar pro-actief handelen! Hoe houden we onze opdrachtgever, klanten en leveranciers hierbij ook procesmatig tevreden? Hoe kunnen mijn projectleiders en projectmedewerkers excelleren in hun rol? Wie kan ons helpen om ons projectmanagement te professionaliseren en onze kennis op te frissen conform de internationale projectmanagement standaards?”

Aanpak

Banning Projects verzorgde een gezamenlijke ‘kick-off’ waarin alle leerbehoeften en praktijkvragen rondom het doen van (complexe) projecten werden geïnventariseerd en met elkaar gedeeld. Op basis hiervan ontworpen we een Projectmanagement Development Traject op maat. Het traject bestond uit een mix van opleiding en training, workshops, lezingen, intervisie, collegiale toetsing en personal en projectteam coaching. Dit maakte het traject uniek vanwege de combinatie van gevarieerde werkvormen en de inbreng van persoonlijke ervaringen van de deelnemers. Zo creëerden we een uniek werk-leertraject op basis van ‘action learning’ principes.

We behandelden de noodzakelijke technische, gedragsmatige en contextuele competenties. De deelnemers brachten hun eigen praktijkvraagstukken in en pasten via opdrachten de leerstof toe in hun eigen project. Parallel aan het opleidingsdeel hebben we projectmanagers en projectmedewerkers op hun aanpak en persoonlijke effectiviteit gecoached. We hebben onder andere gekeken naar het persoonlijk leiderschap, speelveld en rolvastheid, het effect van de interacties en de diverse procesinterventies.

In het traject verzorgden de deelnemers zelf praktijkcases en korte presentaties. Ter afsluiting presenteerden de deelnemers hun persoonlijke ‘lessons learned’. Zo combineerden we de praktijk van onze klant met de internationale standaards IPMA en Prince2: ‘the body of project-knowledge’. Interactief maakten we de verbinding tussen theorie, praktijk en ‘best practices’.

Resultaten

Na afloop was er een gemeenschappelijke begrips- en projectmanagement-taalbasis gecreëerd en waren de deelnemers geslaagd voor het Internationale Projectmanagement Association examen.

Reacties van de opdrachtgever en de deelnemers over de behaalde resultaten:

  • “Ze hebben weet van de benodigde projectmanagement: technische, gedragsmatige en contextuele competenties. Dit werkte naar onze markt ook als kwaliteitskeurmerk en heeft dus toegevoegde waarde voor onze business.
  • Prettig om externe (proces-)begeleiding te hebben bij wat we wilden bereiken en om ons te spiegelen met wat we aan het doen zijn en de effecten daarvan.
  • Ik ben blij dat we eindelijk dezelfde projecttaal spreken. We begrijpen elkaar weer.
  • We delen onze inzichten beter en durven nu ook te praten over wat lastig is en wat goed en fout gaat in onze projecten. Ik weet nu wat ik anders kan doen om effectiever bij te dragen aan het eindresultaat.
  • Afspraken worden nagekomen. Gelukkig hoefden we niet het wiel opnieuw uit te vinden.
  • We weten nu beter in te schatten waar de inhoud los te laten en waar we strakker op het proces en resultaat moeten sturen.
  • Eindelijk kunnen onze medewerkers zelf een project beoordelen en inrichten en weten we elkaar nu beter te vinden en te ondersteunen.
  • Medewerkers gedragen zich pro-actiever. De mensen zijn duidelijker in hun communicatie, assertiever en geven beter hun grenzen aan. Ze zijn klantgerichter en pakken hun rol en verantwoordelijkheid beter naar opdrachtgevers, leveranciers, klanten, gebruikers en collega’s. Daardoor voelen we ons zelfverzekerder in het professioneel oppakken van projecten”.